Gia công mỹ phẩm là một quá trình sản xuất hợp tác, trong đó doanh nghiệp sở hữu thương hiệu làm việc với nhà máy gia công để tạo ra sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng và quy định pháp luật. Để đảm bảo quá trình này diễn ra hợp pháp, suôn sẻ và tránh các rủi ro pháp lý, các doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ pháp lý. Việc hoàn thiện hồ sơ không chỉ giúp sản phẩm được lưu hành hợp pháp trên thị trường mà còn tạo lòng tin với người tiêu dùng, đối tác phân phối và cơ quan quản lý. Bất kỳ thiếu sót nào trong giấy tờ pháp lý cũng có thể khiến sản phẩm bị thu hồi, doanh nghiệp bị xử phạt hoặc mất uy tín thương hiệu.

 Các tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường chỉ được phép đưa mỹ phẩm ra lưu thông khi đã được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm và phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính an toàn, hiệu quả và chất lượng sản phẩm. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra hậu mại khi sản phẩm lưu thông trên thị trường.

– Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường (có chữ ký và đóng dấu của doanh nghiệp). Trường hợp mỹ phẩm sản xuất trong nước mà tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất thì phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất (có chứng thực hợp lệ)

– Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường được phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam (áp dụng đối với mỹ phẩm nhập khẩu và mỹ phẩm sản xuất trong nước mà tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất). Đối với sản phẩm nhập khẩu thì Giấy uỷ quyền phải là bản có chứng thực chữ ký và được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

– Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS)

Giấy ủy quyền gia công là văn bản pháp lý giữa chủ thương hiệu và nhà máy gia công, đảm bảo quyền sử dụng công thức và trách nhiệm sản xuất.

– Tên, địa chỉ của nhà sản xuất; trường hợp bên uỷ quyền là chủ sở hữu sản phẩm thì cần nêu rõ tên, địa chỉ của chủ sở hữu sản phẩm và tên, địa chỉ của nhà sản xuất;

– Tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân được ủy quyền;

– Phạm vi ủy quyền (đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam);

– Nhãn hàng hoặc tên sản phẩm được ủy quyền;

– Thời hạn ủy quyền;

– Cam kết của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cung cấp đầy đủ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam;

– Tên, chức danh, chữ ký của người đại diện cho bên uỷ quyền.

Hợp đồng gia công là văn bản pháp lý quan trọng xác định quyền lợi và trách nhiệm của hai bên.

– Thông tin chi tiết của doanh nghiệp đặt hàng và nhà máy gia công

– Quy trình sản xuất, tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu về nguyên liệu

– Nghĩa vụ thanh toán, điều khoản bảo hành và bảo mật công thức

– Trách nhiệm của hai bên trong trường hợp có lỗi sản phẩm hoặc tranh chấp phát sinh

Hồ sơ PIF là tài liệu theo tiêu chuẩn ASEAN và EU, đây là một bộ tài liệu chứa đầy đủ các thông tin về sản phẩm mỹ phẩm.

a. Tài liệu hành chính và tóm tắt về sản phẩm

– Tài liệu hành chính:

+ Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm có số tiếp nhận của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền

+ Phiếu tiếp nhận bản công bố tiêu chuẩn chất lượng mỹ phẩm

+ Giấy phép lưu hành mỹ phẩm

+ Giấy uỷ quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm hoặc thư thoả thuận liên quan đến sản phẩm;

+ Giấy chứng nhận lưu hành tự do – CFS

+ Các tài liệu hành chính có liên quan khác: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường

+ Các thành phần và tỷ lệ phần trăm của tất cả các thành phần trong công thức.

– Nhãn và thông tin sản phẩm:

+ Nhãn sản phẩm;

+ Tờ hướng dẫn sử dụng

– Công bố về sản xuất:

+ Công bố của nhà sản xuất về việc sản phẩm được sản xuất phù hợp với các nguyên tắc, tiêu chuẩn “Thực hành tốt sản xuất mỹ phẩm” của Hiệp hội các nước Đông Nam Á (CGMP-ASEAN) hoặc tương đương;

+ Hệ thống ghi số lô/ mã sản phẩm.

– Đánh giá an toàn sản phẩm mỹ phẩm: Công bố an toàn

– Tóm tắt những tác dụng không mong muốn trên người

– Tài liệu thuyết minh tính năng, công dụng của sản phẩm mỹ phẩm (tóm tắt)

b. Chất lượng của nguyên liệu

– Tiêu chuẩn chất lượng và phương pháp kiểm nghiệm của nguyên liệu.

– Dữ liệu an toàn của nguyên liệu dựa trên thông tin từ nhà cung cấp, những dữ liệu đã được công bố hoặc báo cáo từ các Uỷ ban khoa học (ACSB, SCCP, CIR).

 c. Chất lượng của thành phẩm

– Công thức của sản phẩm

– Sản xuất:

+ Thông tin chi tiết về nhà sản xuất: quốc gia, tên và địa chỉ nhà sản xuất, nhà đóng gói;

+ Tóm tắt quy trình sản xuất;

+ Các thông tin chi tiết thêm về quy trình sản xuất, quản lý chất lượng và các hồ sơ liên quan về sản xuất, cần được chuẩn bị sẵn sàng tuỳ theo yêu cầu cơ quan quản lý.

– Tiêu chuẩn và các phương pháp thử của thành phẩm:

+ Các chỉ tiêu sử dụng kiểm tra giới hạn vi sinh trong thành phẩm;

+ Các phương pháp thử tương ứng với tiêu chuẩn chất lượng để kiểm tra mức độ đạt;

– Báo cáo tóm tắt về độ ổn định của sản phẩm

c. An toàn và hiệu quả

– Đánh giá tính an toàn: Báo cáo đánh giá về tính an toàn trên người của thành phẩm dựa theo thành phần trong công thức, cấu trúc hoá học của thành phần và ngưỡng gây hại

– Sơ yếu lý lịch của đánh giá viên về tính an toàn của sản phẩm;

– Báo cáo mới nhất về tác dụng phụ hay tác dụng không mong muốn được cập nhật thường xuyên;

– Tài liệu thuyết minh tính năng, công dụng của sản phẩm công bố trên bao bì sản phẩm: Báo cáo đầy đủ về Đánh giá tính năng, công dụng của sản phẩm dựa theo thành phần và kết quả thử nghiệm

Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm giúp xác nhận chất lượng, độ an toàn và độ ổn định của sản phẩm trước khi lưu hành.

Hàm lượng kim loại nặng: chì, thủy ngân, asen

Độ nhiễm vi sinh vật: nấm mốc, vi khuẩn

Độ ổn định của sản phẩm theo thời gian, nhiệt độ

Độ pH và tính tương thích với làn da

Cơ quan thực hiện: Các trung tâm kiểm nghiệm đạt chuẩn do Bộ Y tế công nhận.

Việc hoàn thiện các giấy tờ pháp lý không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu bền vững, đảm bảo sự an toàn cho người tiêu dùng. Quy trình gia công mỹ phẩm có thể phức tạp, nhưng với sự chuẩn bị đầy đủ về hồ sơ, doanh nghiệp sẽ tránh được các rủi ro pháp lý, nâng cao uy tín trên thị trường.                                                                                                                                                                                                  LIÊN HỆ ngay với inNOCEF để nhận được tư vấn và hỗ trợ về mặt pháp lí giúp đảm bảo sản phẩm được ra thị trường đúng tiến độ